Ип принимает сотрудников на работу куда сообщать. Как оформить сотрудника на работу в ИП при различных формах налогообложения

05.08.2019 | Учет ИП

Нюансы оформления и действия соискателя
Действия работодателя при оформлении сотрудника

Как происходит оформление на работу ИП? Этот вопрос сейчас интересует многих граждан нашего общества: как предпринимателей, так и наемных работников.

Индивидуальный предприниматель, открывая бизнес, становится налогоплательщиком в различные фонды: пенсионный, социальный, страхования и другие. Поэтому во время регистрации человек проходит процесс оформления на работу как ИП, а за выплату сборов ему начисляется трудовой стаж. Но со временем возникает необходимость расширить сферу деятельности, поэтому в штат фирмы нанимают сотрудников. За них руководитель компании начинает нести ответственность, в том числе и налоговую, и финансовую. Это дополнительные затраты, как и обязанности перед людьми.

Нюансы оформления и действия соискателя

Как оформить на работу у индивидуального предпринимателя? Большинство работников при прохождении собеседования обязательно уточняют, будут ли они оформлены официально или нет. Довольно длительное время частники не стремились к тому, чтобы оформить помощников на работу у индивидуального предпринимателя. Это было связано с тем, что сразу же возникала необходимость проводить дополнительные отчисления в Пенсионный фонд. Но ситуация улучшилась с изменением условий законодательства, которое создало льготный режим для ИП относительно выплат и деятельности.

Поэтому всех наемных работников официально вводят в штат фирмы, заключая с ними трудовой договор, внося записи в трудовую книжку и передавая данные о них в Пенсионный фонд и Соцстрах.

Существуют нюансы, которые касаются правил приема на работу сотрудников.

Когда нанимают самого первого из них, то с ним надо пройти несколько официальных бюрократических процедур:

подписать один из видов договора — либо гражданско-правовой, либо трудовой;
зарегистрировать гражданина в фондах;
оформить документы о принятии на работу.

В дальнейшем с нанятыми людьми просто подписывают соглашение. Оформляют их через отдел кадров.

Для чтобы было проведено оформление на работу у индивидуального предпринимателя, работник после успешного собеседования проходит несколько этапов официального трудоустройства. Первый из них предусматривает сбор пакета документов, которые надо предоставить, чтобы подписать трудовой договор. В первую очередь будущие работники должны принести:

Документ, подтверждающий личность человека. Лучше всего паспорт.
Оригинал трудовой книжки, если работа планируется как основная.
Документ из военкомата, где будет указано, военнообязанный ли работник, подлежит призыву или освобожден от несения службы.
Свидетельство о страховке.
Диплом об окончании ВУЗа, училища, колледжа, который способен подтвердить квалификацию сотрудника. К нему можно приложить и другие подобные документы, если они касаются более узких сфер деятельности: работы с бухгалтерскими программами, финансовыми документами, составлением отчетов, обработкой материала и т.д.

Если до этого человек не был оформлен нигде, то работодатель обязан завести книжку и свидетельство.

Второй этап — это написание заявления, чтобы зачислить желающего в штат. Данный шаг является в основном формальностью, но его законодательно не отменили. Поэтому лучше составить и приложить к личному делу работника.

Вернуться к оглавлению

Действия работодателя при оформлении сотрудника

Дальнейшие действия работодателя должны быть направлены на то, чтобы официально принять на работу помощников.

Во-первых, нужно составить и подписать соглашение о труде, причем обязательно в 2 экземплярах. Один будет храниться в отделе кадров, а другой необходимо отдать работнику. В документе указываются условия получения зарплаты, обязанности, приводятся правила со ссылками на должностные инструкции.
Во-вторых, работники должны ознакомиться с правилами внутреннего распорядка, положениями об условиях и охране труда, с несением ответственности, особенно за разглашение коммерческих тайн. После ознакомления все инструкции должны быть подписаны, что будет свидетельствовать о том, что сотрудник знает их и будет соблюдать.
В-третьих, работодатель должен издать приказ, по которому люди принимаются на работу. Дата оформления не должна быть раньше даты подписания трудового договора. В приказе человек также обязан расписаться.
В-четвертых, оформляется личная карта работника согласно форме Т-2. Ее заполняет сам сотрудник, следя за тем, чтобы не было помарок, а все данные совпадали с паспортом, документами об образовании, трудовой книжкой.
В-пятых, в течение недели надо сделать запись в трудовую книжку.

После соблюдения всех процедурных моментов соискатели считаются принятыми на работу. Далее они могут оформить (по желанию) полис медицинского страхования.

Каждый индивидуальный предприниматель непременно приходит к тому, что появляется необходимость нанимать дополнительного работника. Для этого могут быть различные причины: расширение бизнеса, недостаток времени, состояние здоровья и прочие. Наем работников влечет за собой, кроме затрат, еще и некоторые обязанности перед государством. Необходимо точно знать, какие документы нужно оформлять при приеме на работу для ИП, и какие действия при этом следует предпринять.

При приеме на работу своего первого работника ИП обязан будет:

пенсионный фонд РФ – в течение месяца}
фонд соцстрахования (ФСС) – в течение десяти дней}
ТФОМС (территориальный фонд обязательного медицинского страхования) для регистрации в качестве нанимателя.

После прохождения регистрации индивидуальному предпринимателю выдаются извещения с номерами, отличными от его личных для уплаты налогов за себя.

Оформление необходимых документов о приеме на работу, если с работником заключен трудовой договор.

При заключении трудового договора ИП обязан предоставить работнику следующие соцгарантии: своевременная оплата труда и больничных листов, предоставление оплачиваемых отпусков, обеспечение соответствующих нормам условий труда и прочего.

При приеме на должность последующих работников ИП должен будет просто заключать договор и оформлять кадровые документы: анкеты, справки, приказы, заявления. В вышеописанные инстанции обращаться не нужно.

Предпринимателю следует знать, что если он решит сэкономить свой бюджет на взносах, отклониться от хлопотных обязательств и потому заключит с работником лишь гражданско-правовой документ, то в будущем он может столкнуться с нежелательными последствиями. В случае конфликта с работником и подачи дела в суд, этот договор будет считаться трудовым. Тогда предприниматель будет вынужден исполнить все требования в рамках трудового законодательства: уплата налогов и взносов, выплата заработной платы, оформление отпусков.

Перечень документов для оформления

В обязанности предпринимателя не входит ведение строгого кадрового документооборота, но специалисты советуют это делать, хотя бы оформлять при приеме работника стандартный набор форм для трудоустройства.

При поступлении на работу требуются следующие документы:

паспорт или другой удостоверяющий личность человека документ}
трудовая книжка, кроме случаев первичного трудоустройства или на условиях совместительства}
аттестат или диплом об образовании, а при трудоустройстве на работу, где необходима узкая специализация или подготовка, – документ о необходимой квалификации}
для военнообязанных и лиц призывного возраста – военный билет или другой документ воинского учета}
свидетельство пенсионного государственного страхования.

Если лицо проходит официальное трудоустройство у ИП в первый раз, предприниматель обязан будет оформить на него трудовую книжку и страховое свидетельство.

Порядок оформления

с условиями труда,
распорядком рабочего дня,
инструкциями по охране труда и безопасности,
информировать его о соблюдении коммерческой тайны и прочем.

После чего он должен будет расписаться в нормативных актах, если таковые имеются, что ознакомился с необходимыми инструкциями}

Далее можно перейти к оформлению приказа о приеме на место работы. Но при этом в трудовом договоре должно стоять более раннее число, чем в приказе. Будущий работник должен обязательно оставить свою подпись в этом документе}
Заполнить личную карточку работника в установленном формате Т-2, на основании поданных личных документов человека: паспорта, военного билета, аттестата или диплома, трудовой книжки, страхового пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции и прочих документов. Бланк должен быть распечатан на белом твердом листе бумаги, желательно – на картоне.
Внести запись о трудовом устройстве сотрудника в его трудовую книжку или оформить новую в случае первичного трудоустройства в течение 7 дней.
После прохождения этих шагов, работник самостоятельно должен оформить медицинскую страховку. Работодатель не обязан это делать.

Каждый наниматель или будущий работник всегда сталкивается с такой проблемой, как правильно писать заявление прием на работу индивидуального предпринимателя. В основном этот документ пишется в произвольной форме, с учетом тех норм, которые имеются на предприятии, на имя работодателя. После подписания заявления руководителем организации или фирмы, нанимаемый работник считается оформленным на работу и может приступать к выполнению своих обязанностей.

Хотя не существует специальных бланков для написания заявления, следует придерживаться общепринятых правил по составлению подобных документов. В заявлении не должны присутствовать ошибки, просторечные или устаревшие выражения и слова. Обязательно в заявление о приеме на работу должны быть указаны:

занимаемая должность и инициалы лица, на чье имя пишется документ}
данные нанимаемого работника: его инициалы и адрес проживания}
наименование документа (заявление)}
сам текст с необходимой информацией}
дата составления этого документа и подпись будущего работника.

После подачи заявления руководителю или индивидуальному предпринимателю он должен будет его подписать и оставить запись о том, что данный человек принят на определенную должность с указанной заработной платой. В конце поставить свою подпись и оригинальную печать, указать дату. Далее заявление используется для подписания трудового договора.

Спрос на дополнительные «рабочие руки» в бизнесе появляется постоянно, особенно при расширении объёмов производства. Не меньшую потребность в персонале испытывают индивидуальные предприниматели.

Основные сложности испытывает рядовой предприниматель в процессе оформления первого сотрудника. Первичный найм всегда сопровождается прохождением дополнительных процедур регистрации , что вызывает много вопросов среди начинающих бизнесменов.

Необходимость в правильном оформлении персонала и своевременной подачи отчётности пугает новичков. Поэтому они чаще прибегают к договорам на оказание услуг, что является хорошей альтернативой при сезонном бизнесе.

Однако рано или поздно работодателем стать придётся, и лучше быть подготовленным и сведущим во всех вопросах .

Особенности найма персонала

Законодательство определяет понятие «наёмный работник», как человека, работающего на основе трудового договора .

Нужно запомнить, что ИП считается работодателем с момента, когда его первый сотрудник приступил к исполнению своих обязанностей. Поэтому без предварительно оформленных документов, сотрудника ни в коем случае нельзя допускать до его рабочего места.

Данный факт будет трактоваться как грубейшее нарушение закона – наем сотрудника без заключения соответствующего договора. Таким образом, нарушается не только трудовой, но и административный, налоговый, а порой и уголовный кодексы.

Процесс найма персонала у предпринимателей идентичен вне зависимости от формы регистрации, обычно он состоит из нескольких этапов.

Объявление о вакансии и сбор анкет

О найме объявляется через СМИ – обычно газеты и интернет.

В течение определённого периода (от 2 недель до 1 месяца, в зависимости от спешки и требований к кандидатам) производится сбор анкет соискателей на должность.

Выбор кандидата

Процесс отсева может быть организован в несколько этапов (также зависит от требований к занимаемой должности).

Оптимальным является отсев кандидатов в 3 этапа :

После окончания периода найма производится предварительный отсев неподходящих анкет . Оставшиеся кандидаты приглашаются для проверки на «профпригодность».

Оценка профессиональных качеств и знаний (тест и практические задания ). По итогам этого этапа предприниматель производит повторный отсев.

Собеседование . На этом этапе можно ориентироваться на выявление внутренних ценностей, определить уровень коммуникабельности и стрессоустойчивости.

Выбор формы контракта и регистрация

С сотрудником заключается трудовой или гражданско-правовой договор.

После найма первого сотрудника предприниматель должен в обязательном порядке зарегистрироваться в качестве работодателя в пенсионном и социально-страховом фондах.

О критериях выбора формы договора, их отличиях и порядке регистрации работодателя мы поговорим ниже.

Ограничения

В зависимости от формы регистрации предпринимателя законодательством накладываются ограничения на допустимое количество наёмного персонала в штате :

Упрощенная система налогообложения (упрощенка) . Максимально допустимое количество наёмного персонала – 100 человек.
Преимуществом для этой категории предпринимателей является возможность налогового вычета из сумм, оплаченных в качестве обязательных платежей в Фонд социального страхования.
Единый налог на вменённый доход (ЕНВД) . Количество сотрудников также не должно превышать 100 человек.
Патентная основа . Эта категория ИП имеет право на найм не более 5 работников.

Отметим, что подсчёт штата ведётся по среднесписочной численности работников за период налогообложения. То есть если у вас работает 2 человека, отрабатывающих неполный рабочий день, то, исходя из рабочего табеля, этот показатель равен 1 работнику.

Заключение трудового договора

Принимая на работу сотрудника, предприниматель берёт на себя определённые обязанности перед работником и государством , которые могут ограничиваться и расширяться в зависимости от формы и содержания контракта, заключенного с работником.

Учитывая данный факт, к заключению контракта стоит относиться предусмотрительно.

Какой договор оформить при приеме сотрудника на работу в ИП, смотрите на видео:

Трудовой договор наиболее полно охватывает права и обязанности сторон . Для его заключения требуется большой пакет начальных документов, ведение специальной отчётности и записей в трудовой книжке работника.

Трудовой контракт охватывает не только права и обязанности сторон, но и содержит в себе:

должностные обязанности,
график работ,
особые условия.

Деятельность работника по такому контракту регулируется Трудовым Кодексом .

Обзор . Как начать собственное дело без отрыва от учебы?

В новой мы поговорим, в каких случаях наступает солидарная ответственность учредителей ООО.

Пошаговую инструкцию закрытия ИП вы найдете по адресу . Как прекратить деятельность плательщику ЕНВД?

Необходимые документы

Для оформления контракта соискатель должен предоставить следующий пакет документов :

Удостоверение личности . Обычно предъявляется паспорт, но в случае его отсутствия подойдёт и другой документ.
Документ об образовании . В зависимости от требований к должности и на усмотрение работодателя это может быть аттестат об окончание школы или ПТУ, диплом.
Военный билет . Запрашивается, если соискатель является военнообязанным призывного возраста.
Трудовая книжка , если имелось предыдущее место работы. Иначе (трудовой книжки нет, так как это первое рабочее место) работодатель должен предоставить её за свой счёт.

Взаимоотношения между работником и ИП фиксируются в документах, которые должны быть оформлены при заключении контракта :

Заявление , предоставленное соискателем в письменной форме.
Приказ предпринимателя о найме сотрудника на работу.
Контракт в 2-х экземплярах.
Форма Т-2 (личная карточка сотрудника)
Дополнительные документы (должностная инструкция, договор о материальной ответственности, штатное расписание).

После подписания всего пакета документов предприниматель вносит соответствующие записи в трудовую книжку , указав в качестве основания данные приказа о назначении.

Трудоустройство совместителей

В случае если работник нанимается на конкретную работу, ограниченную временными или другими качественно-количественными критериями, обычно з аключается гражданско-правовой договор (оказание услуг, неполный рабочий день).

Обычно такие контракты заключаются с сотрудниками, работающими по совместительству, на 0,5 или 0,25 ставки . В народе такую категорию работников принято называть «внештатными».

Как видно из названия, условия договора регулируются нормами Гражданского Кодекса .

Ещё одной отличительной чертой этой формы сотрудничества является облегчённый документооборот. Делать записи в трудовой книжке для сотрудника, «сидящего» на гражданском договоре не нужно.

Пакет документов для оформления минимален :

Контракт (обычно достаточно и его).
Договор о материальной ответственности.
Договор о конфиденциальности.
Должностные обязанности.

Как получить статус работодателя?

Вне зависимости от того, какой формы контракт заключён с работником, ИП должен зарегистрироваться в фондах . Это одноразовая процедура, которая должна быть проделана при первичном найме сотрудника .

О приеме на работу всех последующих сотрудников бизнесмену даже не нужно будет уведомлять фонды.

После регистрации у ИП появляются обязательства перед фондами по выплате социальных взносов и предоставлению ежеквартальной и годовой отчётности.

Даже если ИП уволит всех своих сотрудников, отчёты должны поступать в фонд. Чтобы прекратить все отношения с фондом необходимо пройти процедуру снятия с учёта.

Итак, после заключения первого контракта предприниматель должен пройти регистрацию в качестве работодателя в следующих фондах :

Пенсионный. Заявление должно быть подано не позднее 30 календарных дней с момента заключения контракта с работником. Предоставляемый пакет документов(паспорт, свидетельство о государственной регистрации, ИНН, копия договора работника) заверяется сотрудником фонда.
Регистрация производится в течение 5 дней со дня поступления в фонд полного пакета документов.
Социального Страхования. Заявление вместе с полным пакетом документов должно быть подано в течение 10 календарных дней. Заключение гражданского договора, как правило, позволяет ИП не платить социальные взносы.
Регистрация происходит на предмет временной нетрудоспособности, производственных травм и материнства.

Регистрация в ФСС обязательна лишь при заключении трудового договора. В случае гражданского договора, оплата работодателем взносов в указанный фонд будет производится только при наличии договоренности об этом.

В остальных случаях оплата социальных взносов по гражданско-правовому договору не предусматривается .

После завершения процедуры регистрации предприниматель получит извещения с номерами счетов, необходимыми для оплаты взносов за работников. На этом процесс найма работника индивидуальным предпринимателем завершается.

Вопрос

Добрый день!

ИП работал без сотрудников. В июле хочет оформить одного человека на работу. Что для этого нужно и какие отчеты нужно будет сдавать после принятия сотрудника.

Ответ

Между работником и предпринимателем трудовой договор заключается по тем же правилам, что и между работодателями-организациями и работниками. Это означает, что договор должен оформляться в виде документа, подписываемого сторонами. Регистрировать трудовой договор с работником в органе местного самоуправления по месту своего жительства не нужно. В соответствии с ст. 303 подобная регистрация необходима при заключении трудового договора с работодателем — физическим лицом, не зарегистрированным как ИП.

В качестве работодателя ИП должны отчитываться в ПФР, ФСС и налоговые органы как налоговый агент НДФЛ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Договор заключается непосредственно при приеме сотрудника на работу обязательно в письменной форме. В трудовом договоре указываются все обязательные условия сотрудничества работодателя и работника, а именно:

Фамилия, имя и отчество работника и предпринимателя.
Место работы. Предприниматель должен оговорить точный адрес места работы нового сотрудника.
Дата начала трудовой деятельности. Указывается та дата, когда работник должен приступить к работе.
Срок действия срочного трудового договора. Трудовой договор может быть заключен как на неопределенный, так и на определенный срок. Этот вопрос решается по соглашению сторон (ст. 304 Трудового кодекса РФ).
Наименование должности и конкретная трудовая функция работника.
Режим и условия его работы.

Обратите внимание: ст. 305 Трудового кодекса РФ специально указывает, что продолжительность рабочего дня для лиц, работающих у предпринимателей, не может быть больше, а продолжительность отпуска — меньше, чем это предусмотрено Трудовым кодексом.

Права и обязанности работника и работодателя.
Порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков.
Условия оплаты труда (размер тарифной ставки или должностного оклада).

Трудовой договор может содержать и дополнительные условия, однако при этом не ухудшающие положение работника по сравнению с требованиями трудового законодательства. К ним относятся:

— испытательный срок;

— неразглашение служебной или коммерческой тайны;

— обязанность отработать у предпринимателя определенный срок после обучения, оплаченного за счет работодателя;

— заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

В содержании трудовых договоров, которые заключают индивидуальные предприниматели, есть и некоторые особенности. Например, ст. 307 Трудового кодекса РФ дает бизнесменам возможность закрепить в договоре дополнительные, не предусмотренные Кодексом основания для увольнения своего работника. В таких случаях трудовой договор должен содержать и условия о размерах и случаях выплаты выходного пособия, и иных компенсаций.

Кроме того, ст. 306 Трудового кодекса РФ разрешает предпринимателю в одностороннем порядке менять существенные условия трудового договора, но предварительно предупредив об этом работника не менее чем за 14 календарных дней (а не за 2 месяца, как это установлено в отношении работников организаций).

При этом работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, имеет право изменять определенные сторонами условия трудового договора только в случае, когда эти условия не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ).

Принимая на работу сотрудников, предприниматель становится работодателем. В этом случае ему необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования РФ (ФСС РФ) в качестве страхователя.

Физические лица регистрируются в качестве страхователей в региональном отделении фонда (филиале регионального отделения фонда) по месту жительства.

В течение 10 дней со дня заключения трудового договора с первым работником предприниматель должен подать заявление о регистрации в отделение ФСС РФ по месту жительства. Заявление подается и в том случае, если с работником заключен договор гражданско-правового характера, согласно условиям которого страхователь обязан уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

На основании Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» индивидуальные предприниматели должны подавать в органы Пенсионного фонда РФ (ПФР) сведения о стаже и заработке застрахованных лиц.

В целях персонифицированного учета индивидуальный предприниматель может быть зарегистрирован дважды. Во-первых, как самостоятельный хозяйствующий субъект, уплачивающий за себя страховые взносы в фиксированном размере. А во-вторых, как работодатель, использующий труд наемных работников и осуществляющий выплаты в их пользу.

В первом случае его поставят на учет в Пенсионном фонде в качестве страхователя в процессе государственной регистрации. А во втором случае предпринимателю придется регистрироваться в качестве страхователя самостоятельно.

Для регистрации предпринимателю необходимо подать в отделение ПФР по месту жительства:

— заявление о регистрации;

— копию свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;

— копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

— копию паспорта;

— копии документов, подтверждающих наличие у физического лица обязанности уплачивать страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (трудовой договор, договор гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, авторский договор, др.).

В соответствии с Законом от 29 ноября 2010 г. N 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями), регистрация и снятие с регистрационного учета страхователей, которые производят выплаты физическим лицам, осуществляются в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации.